Connect activeren – je gebruikt Connect al bij een andere Visma-toepassing
De informatie hier is van toepassing als jouw organisatie al met Visma Connect inlogt bij een andere Visma-toepassing, zoals Visma.net Financials, Nmbrs of Youforce.
Wat betekent dit voor jou? We hergebruiken de bestaande Connect-instellingen van jouw organisatie voor Elari. Na de migratie log je bij Elari op dezelfde manier in als je nu al doet bij die andere Visma-toepassing.
Wat heb je nodig?
- Toegang tot Applicatiebeheer in Elari.
- Voor stap 1 mogelijk hulp van je IT-afdeling of van de Visma Connect-beheerder van jouw organisatie, om de bestaande instellingen te controleren.
Stap 1: controleer de bestaande Connect-instellingen
Controleer dit samen met je Visma Connect-beheerder en/of IT-afdeling, voordat je gaat migreren.
Zijn alle e-maildomeinen geverifieerd in Connect?
Kijk in de Connect Authentication Settings (authenticationsettings.connect.visma.com) op het tabblad Domains of de domeinen de status Verified hebben. Let op: alle domeinen die in Elari voorkomen moeten erbij staan, ook domeinen die de andere Visma-toepassing niet gebruikt. Heb je zelf geen toegang? Vraag je IT-afdeling of Visma Connect-beheerder om dit te controleren, of om je toegang te geven (zie stap 2).
Gebruik je SSO bij de andere Visma-toepassing?
Laat je IT-afdeling controleren of de Elari-gebruikers bij jullie Identity Provider (bijvoorbeeld Microsoft Entra ID, Google Workspace of Okta) in de juiste gebruikersgroep staan. Gebeurt dat niet, dan kunnen deze gebruikers na de migratie alleen met e-mailadres en wachtwoord inloggen in plaats van via SSO.
Komen de e-mailadressen overeen?
Het e-mailadres van een medewerker in Elari moet exact overeenkomen met het e-mailadres in Connect. Wijkt het af, dan maakt de migratie een nieuw Connect-account aan op basis van het Elari-adres. Dat account is niet bekend bij jullie SSO-koppeling, waardoor inloggen via SSO een foutmelding geeft. Corrigeer verschillen daarom vóór de migratie, in Elari via Applicatiebeheer > Organisatie > Medewerkers of in Connect via de Authentication Settings.
Meer over dit beheerscherm: Authentication Settings in Connect: beleid instellen en gebruikers beheren.
Nog geen SSO ingericht in Connect, maar wel gewenst? Volg dan eerst de SSO-stappen uit Connect activeren – je logt in met Single Sign-On (SSO), vanaf stap 3 (SSO instellen), voordat je hieronder verder gaat.
Stap 2: zorg dat je de migratie kunt starten
De migratiepagina in Elari is alleen beschikbaar voor applicatiebeheerders en voor medewerkers bij wie de optie Visma Connect-beheerder op Ja staat. Die optie zet je in Elari via Applicatiebeheer > Organisatie > Medewerkers, bij het betreffende account.
Heb je nog geen Connect-account? Dan ontvang je na het instellen van deze optie een e-mail om je account te activeren. Krijg je geen e-mail, dan heb je al een Connect-account (waarschijnlijk via die andere Visma-toepassing) en kun je direct verder.
Stap 3: de migratie
Ga in Elari naar Applicatiebeheer > Algemeen > Connect migratie. Doorloop de stappen op de pagina; zodra die zijn afgerond, zet je bij de laatste stap het vinkje en start je de migratie.
Tijdens de migratie maakt Connect voor elke medewerker in Elari een account aan. Wat je kunt verwachten:
- De migratie duurt 30 tot 60 minuten, afhankelijk van het aantal medewerkers.
- Medewerkers kunnen blijven werken. Zij loggen in op de oude manier totdat de laatste medewerker is gemigreerd; daarna verschijnt het Connect-inlogscherm.
- Medewerkers die met een wachtwoord inloggen, houden hun eigen wachtwoord. Voldoet dat niet aan het wachtwoordbeleid van Connect, dan vraagt Connect bij de eerstvolgende keer inloggen om een nieuw wachtwoord. Zie Wachtwoord- en 2FA-beleid in Connect.
- Na de migratie kun je Elari ook openen via home.visma.com, waar je een tegel ziet voor elke Visma-toepassing waar je toegang tot hebt.
Let op: de migratiepagina onthoudt de status van de vorige controle. Heb je net een domein geverifieerd of je SSO-koppeling aangepast? Klik dan op Controleer opnieuw om de actuele status uit Connect op te halen.
Stap 4: log opnieuw in
Log uit bij Elari en log opnieuw in via omgevingsnaam.elari.app (vervang “omgevingsnaam” door de naam van jouw omgeving).
Je krijgt eerst een scherm waarin je je e-mailadres invult. Klik op Next. Staan inloggen met SSO én met wachtwoord allebei aan voor jouw organisatie? Kies dan de tegel van jouw SSO-provider (bijvoorbeeld Entra ID) om via SSO in te loggen.
Het wachtwoord- en 2FA-beleid dat jullie al in Connect hebben staan, geldt vanaf nu ook voor Elari. Zie Wachtwoord- en 2FA-beleid in Connect.
Meer weten over inloggen en je wachtwoord instellen met Connect? Lees: Inloggen en wachtwoord instellen met Connect.