Declaraties-procuratie inrichten
In Applicatiebeheer > Declareren > Procuratie stel je in op welk niveau declaraties beoordeeld moeten worden.
Nieuwe procuratie toevoegen
Met een procuratieniveau kun je aangeven tot welk bedrag een medewerker mag beoordelen. Als er een procuratie van bijvoorbeeld €500,00 is aangemaakt en dit procuratieniveau is ingesteld bij de rol van een medewerker, dan mag deze medewerker declaraties goedkeuren tot €500,00. Alle declaraties hoger dan €500,00 dienen nogmaals te worden beoordeeld door een medewerker met een hoger procuratieniveau dan €500,00.
Je voegt een nieuw procuratieniveau toe door bovenaan het overzicht op de knop 'Toevoegen' te klikken.
Wij raden aan om altijd een beoordelaar op de hoogste organisatorische eenheid aan te maken met een onbeperkte procuratie. Bij het instellen van de procuratieniveaus kan deze medewerker fungeren als vangnet. Het is niet toegestaan in Elari dat een declaratie wordt beoordeeld door een medewerker met hetzelfde procuratieniveau als degene die de declaratie verstuurt. Elari zal altijd op zoek gaan naar een beoordelaar met een hoger procuratieniveau dan dat van de medewerker die de declaratie verstuurt.
Na het aanmaken van een nieuwe procuratie, moet deze nog gekoppeld worden aan een rol. Dat doe je in Applicatiebeheer > Organisatie > Rollen. Is de rol aangemaakt op basis van een functieprofiel, dan pas je het functieprofiel aan in Applicatiebeheer > Organisatie > Functieprofielen.
Let op! Wijzigingen voor een functieprofiel gelden voor alle medewerkers verbonden aan dit functieprofiel.
Procuratieniveau instellen bij een rol
In het rollenoverzicht onder Applicatiebeheer > Organisatie > Rollen filter je aan de linkerkant op de module 'Declareren'. Zo krijg je een compleet overzicht van alle ingestelde procuratieniveaus en zie je welk traject een declaratie doorloopt zodra deze wordt ingediend.
In het overzicht zoek je de medewerker op waarvan je de rol wilt bewerken. Om de rol te bewerken klik je achter deze medewerker op het potlood-icoon. Je komt nu op een pagina waar je de rol kunt bewerken. Eerst controleer je bij ‘Rechten’ of er een rechtenset is geselecteerd waarbij de medewerker bevoegd is om declaraties te beoordelen. Je kunt namelijk alleen een procuratieniveau instellen bij medewerkers die mogen beoordelen. Als dit goed is ingesteld klik je bovenaan de pagina op ‘Doorgaan’. Anders selecteer je bij ‘Beoordelen’ ‘Ja’.
Onder ‘Beoordelen’ zie je nu ‘Procuratiebedrag (€)’ staan. Door middel van de keuzelijst kun je aangeven wat het procuratieniveau voor deze medewerker moet zijn. Vervolgens kun je bovenaan kiezen voor ‘Opslaan’. Het procuratieniveau is nu voor de geselecteerde medewerker ingesteld.
Voorbeeld Procuratie traject
Traject blauw
Medewerker 7 dient vanaf Organisatorische eenheid 3 een declaratie in van €10,00. Elari kan geen beoordelaar vinden op deze organisatorische eenheid dus wordt er gekeken of er een beoordelaar op een hoger gelegen organisatorische eenheid aanwezig is. Op Organisatorische eenheid 1 vindt Elari Medewerker 2 met een rol als beoordelaar. Elari zal de declaratie van Medewerker 7 nu ter beoordeling aanbieden bij Medewerker 2. Met een procuratieniveau van €5.000,00 mag Medewerker 2 declaraties tot €5.000,00 goedkeuren. De ingediende declaratie heeft een totaalbedrag van €10,00 dus zal deze na goedkeuring meteen worden klaargezet voor export, voor verdere verwerking. In dit voorbeeld wordt Medewerker 4 als beoordelaar overgeslagen, omdat Organisatorische eenheid 2 zich op hetzelfde niveau bevindt als Organisatorische eenheid 3.
Traject oranje
Medewerker 5 dient vanaf Organisatorische eenheid een declaratie in van €300,00. Elari zoekt naar een beoordelaar op dezelfde organisatorische eenheid en vindt Medewerker 4. De declaratie van Medewerker 5 wordt nu ter beoordeling aangeboden bij Medewerker 4. Met een totaalbedrag van €300,00 valt de declaratie binnen het procuratieniveau van Medewerker 4. Om deze reden zal de declaratie na goedkeuring meteen worden klaargezet voor export, zodat deze verder kan worden verwerkt.
Traject groen
Medewerker 4 dient vanaf Organisatorische eenheid 2 een declaratie in van €400,00. Normaal gesproken zoekt Elari naar de eerstvolgende beoordelaar op dezelfde of een hoger gelegen organisatorische eenheid. In dit geval zou de declaratie dan worden verzonden naar Medewerker 2. Medewerker 2 en Medewerker 4 hebben echter beide een procuratieniveau van €5.000,00. In Elari is het niet toegestaan dat een declaratie wordt beoordeeld door een medewerker met hetzelfde procuratieniveau als degene die de declaratie verstuurt. Om die reden wordt de declaratie nu verstuurd naar Medewerker 1 met een procuratie van €10.000,00. Met een totaalbedrag van €400,00 valt de declaratie binnen het procuratieniveau van Medewerker 1. Om deze reden zal de declaratie na goedkeuring meteen worden klaargezet voor export, zodat deze verder kan worden verwerkt.
Traject paars
Medewerker 3 dient vanaf organisatorische eenheid 1 een declaratie in van €6.000,00. De eerste beoordelaar die Elari vindt is Medewerker 2. De declaratie wordt aangeboden bij Medewerker 2 ter beoordeling. Na goedkeuring zal Elari kijken of het totaalbedrag van de declaratie binnen het procuratieniveau past. Met een totaalbedrag van €6.000,00 valt de declaratie buiten het procuratieniveau van Medewerker 2. In dit geval wordt de declaratie na goedkeuring van Medewerker 2 doorgestuurd naar de volgende beoordelaar met een hoger procuratieniveau. Op Organisatorische eenheid 1 vindt Elari Medewerker 1 met een procuratieniveau van €10.000,00. De declaratie wordt nu opnieuw ter beoordeling aangeboden, maar nu bij Medewerker 1. Deze keer valt het totaalbedrag van de declaratie wel binnen het procuratieniveau. Dit betekent dat na goedkeuring de declaratie wordt klaargezet voor export, zodat deze verder kan worden verwerkt.
In deze voorbeelden laten we het afkeuren van een declaratie buiten beschouwing. Wanneer een declaratie wordt afgekeurd wordt deze automatisch teruggestuurd naar de declarant, zodat deze de declaratie waar nodig kan aanpassen. Op het moment dat de declaratie opnieuw wordt ingediend moet de declaratie weer het procuratieproces doorlopen.
Let op: de procuratiebedragen worden getoetst op bedragen inclusief btw. De software vergelijkt het procuratieniveau dus met het totaalbedrag van de declaratie inclusief btw.