Declaratiesoorten

Bij het aanmaken van een declaratie dient de gebruiker een soort declaratie te kiezen. In Applicatiebeheer > Declareren > Soorten bepaal je uit welke soorten de gebruiker kan kiezen. Door op de knop ‘Toevoegen’ te klikken bovenaan dit menu, kun je een nieuwe declaratiesoort aanmaken. Vul minimaal de verplichte velden in; die herken je aan het sterretje. Daarna kun je bovenaan kiezen voor ‘Opslaan’. De nieuwe declaratiesoort is direct te selecteren bij het aanmaken van een nieuwe declaratie (mits deze actief is vanaf de datum van vandaag, zie het kopje 'Actief van / Actief tot' in dit artikel).

Afbeelding 1. Wanneer een declaratie wordt aangemaakt, moet er ook een soort gekozen worden.

Instellingen binnen een soort

De meeste instellingen binnen een declaratiesoort zullen vanzelfsprekend zijn, voor een aantal opties geldt dat misschien minder. We zetten daarom wat zaken die je als applicatiebeheerder binnen een declaratie-soort kunt bepalen op een rijtje.

Eenheid
In dit veld bepaal je in welke eenheid er gedeclareerd kan worden als deze soort wordt gekozen. Een eenheid voeg je eerst toe in Applicatiebeheer > Declareren > Eenheden. Voorbeelden van eenheden zijn 'Uur', 'Dag' of 'Stuk'. Daarna kun je de eenheid selecteren bij het aanmaken van de declaratiesoort.

Invoerwaarde

Als je een soort wilt aanmaken speciaal voor reiskosten, kies dan bij invoerwaarde voor 'Aantallen'. Indien gewenst, kan je bij 'Correctie-aantal' aangeven dat er alleen gedeclareerd kan worden vanaf een bepaald aantal kilometers. Geef bij 'Tarief' de vergoeding per kilometer in, bijvoorbeeld € 0,19. Kies 'Ja' bij 'Adres-invoer' als de declarant moet aangeven van en naar welk adres er reiskosten worden gedeclareerd. Elari berekent, indien gewenst, automatisch de afstand voor de medewerker.

Zodra de declarant het van- en naar-adres invoert, wordt deze route op de achtergrond bij Google Maps opgevraagd. Google kent twee mogelijkheden: de snelste route (waarbij files en werkzaamheden worden omzeild) en de kortste route (puur op afstand, los van eventuele files). Welke berekening jouw organisatie gebruikt, stel je in bij Applicatiebeheer > Configinstellingen > Declaraties, bij de instelling '041 - Calculation'.

Actief van / Actief tot
In deze velden bepaal je vanaf en tot welke datum de declaratiesoort gekozen kan worden. Valt de datum in een declaratie buiten de hier ingestelde periode, dan verschijnt bij het opslaan van de declaratie een melding dat de soort op die datum niet gekozen kan worden. De declarant zal dan moeten kiezen voor een andere declaratiesoort.

Beoordeling door

In het rollenoverzicht bepaal je het procuratieschema voor de module Declareren. Standaard doorloopt een declaratie de procuratie die hier is ingericht. Met de instelling 'Beoordeling door' in de declaratiesoort kun je echter bepalen dat alle declaraties van deze soort een afwijkend schema doorlopen. Kies voor 'Afwijkend' en vervolgens een organisatorische eenheid. De declaratie zal het procuratieschema van deze organisatorische eenheid doorlopen.

Staan er andere instellingen in de declaratiesoort waarover je twijfelt? Neem dan contact op met de supportafdeling of stel je vraag aan de betreffende consultant (in het geval van een implementatietraject) .

Meer acties

Ga je naar Applicatiebeheer > Declareren > Soorten, dan zie je achter elke declaratiesoort een knop met drie puntjes ('Meer acties'). Koppel hier de gewenste organisatorische eenheden aan de soort (let op: deze optie kan voor jouw organisatie uitgeschakeld staan). Alleen gebruikers met een declaratie-rol op een gekoppelde organisatorische eenheid kunnen voor deze soort kiezen. Verder zie je ook onder deze drie puntjes de opties 'Omhoog' en 'Omlaag'. Hiermee kan je een soort in de lijst hoger of lager zetten. Dit kan handig zijn als je veel soorten beheert en de ene soort vaker moet bewerken dan de anderen.

Afbeelding 2. Meer acties bij een declaratiesoort