Orderaanvragen handmatig bestellen (door de afdeling Inkoop/Beheerder)
In sommige gevallen is het benodigd dat een order handmatig besteld wordt door de afdeling Inkoop. Dit kan vanuit het menu Inkoop / Bestellen.
Wanneer is dit menu van toepassing?
Als een order de juiste procuratieroute heeft doorlopen en eventueel door de afdeling Inkoop is beoordeeld, kan de bestelling worden geplaatst bij de leverancier. In de meeste gevallen zal de inkooporder automatisch verstuurd worden naar de leverancier, daar de meeste orders naar de leverancier worden verstuurd per e-mail of via de webshop zijn besteld. Het komt ook voor dat een order niet automatisch naar een leverancier kan worden gestuurd. De bestelling moet dan handmatig worden geplaatst, bijvoorbeeld via de telefoon of in de winkel zelf. Dit is een wat ouderwetse manier van het plaatsen van een bestelling, maar behoort dus nog zeker tot de mogelijkheden. Alle orderaanvragen die dus handmatig besteld dienen te worden door de afdeling Inkoop zijn terug te vinden in menu-onderdeel Bestellen.
Of een order handmatig besteld dient te worden door de afdeling Inkoop kan je instellen binnen Applicatiebeheer / Inkoop / Leveranciersgroepen. Alle orders aangemaakt bij leveranciers die zijn gekoppeld aan deze leveranciersgroep, moeten handmatig besteld worden.
Een voorbeeld van orders die handmatig moeten worden besteld door de Inkoopafdeling. Deze orders zijn dus voor de afdeling Inkoop terug te vinden onder Inkoop / Bestellen.
Bestelling plaatsen
Door op de regel of op het envelop-icoon aan het eind van de regel te klikken, kan je de orderaanvraag als besteld verwerken. Vanuit het overzicht kun je ook de aanvraag afkeuren en definitief afkeuren, door op de drie puntjes achterin de regel te klikken. Bij het afkeuren gaat de order weer terug naar de aanvrager. Bij definitief afkeuren kan de order niet meer worden besteld en is alleen nog zichtbaar in het Archief.
Als je een order hebt geselecteerd, of dus op het envelop-icoon aan het eind van de regel hebt geklikt, kan je bovenin aangeven of de order is besteld. Door op 'Automatisch bestelling versturen' te klikken wordt de order als besteld verwerkt. Wanneer de order is besteld zal de status wijzigen van ‘Te bestellen’ naar ‘Te ontvangen’ (mits zo ingesteld bij de leveranciersinstellingen). Door te kiezen voor ‘niet besteld’ wordt de orderaanvraag alsnog afgekeurd en is de order enkel nog terug te vinden in het archief.
Zodra je de orderaanvraag handmatig gaat verwerken, heb je bovenin nog de volgende opties beschikbaar:
Opslaan en volgende
Nadat je de keuze voor 'Niet besteld of 'Automatisch bestelling versturen' hebt aangevinkt kan je op 'Opslaan en volgende' klikken. Na het opslaan word je dan direct naar de (eventuele) volgende order doorverwezen die handmatig besteld dient te worden.
Opslaan
Nadat je de keuze voor 'Niet besteld of 'Automatisch bestelling versturen' hebt aangevinkt, wordt de actie uitgevoerd zodra je op de knop 'Opslaan' klikt
Mening vragen
Mocht je namens de inkoopafdeling toch nog aanvullende vragen over de betreffende order hebben, kan je middels de knop 'Mening vragen' nog navraag over de order doen bij de gewenste medewerker.
In behandeling
Hier kan je als afdeling Inkoop aangeven dat de order in behandeling is. De status van de order wijzigt naar 'In behandeling bij Inkoop'. Tevens kan je een opmerking achterlaten die door de besteller kan worden gelezen.
Bewerken
Middels deze knop kan je bepaalde velden in de orderaanvraag nog bewerken, alvorens je de order handmatig verwerkt.
Een handmatige orderaanvraag namens iemand anders bestellen als beheerder
Het kan soms voorkomen dat je als beheerder namens iemand anders een handmatige orderaanvraag door moet zetten. De status van de bestelling zal dan op 'te bestellen' staan. De route daarvan wijkt af van die van de inkoopafdeling. Als beheerder zoek je de indiener van de order op en ga je naar het menu Inkoop / Orders en selecteer je bij 'medewerkers' de indiener van de inkooporder en maakt vervolgens de selectie. Daarna klik je achteraan de orderregel, van de te bestellen order, op het envelopje om deze te bestellen.
