Alle e-mails die gestuurd worden naar “klantnaam”@invoice.elari.nl komen binnen in de postbus van Elari . “klantnaam” is de naam van de Elari-omgeving, hetgeen ook achter "https:" staat in je browserbalk wanneer je Elari opent. Bijvoorbeeld https://klantnaam.elari.app

Je kunt e-mails met de hand doorsturen naar de Elari-postbus zodat je controle houdt over wat er in Elari terecht komt. In Elari zul je echter alsnog een verwerkingsslag door moeten om de bijlagen van de e-mails als facturen te kenmerken (niet iedere bijlage is immers een factuur).

Wij adviseren dan ook om een eigen e-mailadres te hanteren (aan te maken) en alle e-mails automatisch te gaan omleiden naar het postbusadres van Elari (bijvoorbeeld “facturen@klantnaam.nl” als eigen e-mailadres). Op die manier kun je het adres ook aan leveranciers verstrekken zonder dat je in de toekomst afhankelijk wordt van het e-mailadres van Elari. Het is hierbij van belang dat bij het omleiden van de e-mails naar “klantnaam@invoice.elari.nl" het ‘van’ adres wordt behouden zodat in Elari zichtbaar is welke leverancier gemaild heeft en deze eventueel als vertrouwde afzender gemarkeerd kunnen worden. Wanneer je zorgt dat er enkel facturen binnenkomen op dit e-mailadres zorgt dat voor de meest efficiënte verwerking. Aanvullend kunnen er filters op het omleiden worden gezet binnen het e-mailaccount van “facturen@klantnaam.nl”, bijvoorbeeld alleen doorsturen wanneer e-mails een PDF en/of XML bijlage bevatten en niet doorsturen wanneer de e-mails een onderwerp met de woorden “aanmaning” of “herinnering” bevatten. In dat laatste geval zou je de uitval naar een ander e-mailadres (bijvoorbeeld “administratie@klantnaam.nl”) kunnen doorsturen zodat je zo nu en dan de uitval kunt doornemen.

Wanneer er meerdere administraties gebruikt worden binnen Elari verdient het aanbeveling om een inkoopfacturen e-mailadres per administratie aan te maken. Je kunt jouw leveranciers dan vragen de facturen naar het juiste e-mailadres van de administratie te sturen. Al deze e-mailadressen dienen alle e-mails automatisch om te leiden naar Elari (“klantnaam@invoice.elari.nl"). Elari kan aan de hand van het oorspronkelijke ontvangst e-mailadres bepalen voor welke administratie de factuur is.

Voor een efficiënte verwerking van XML facturen dien je de facturen op de volgende wijze te ontvangen van jouw leveranciers:

Wanneer er nog papieren facturen binnenkomen dan kun je een scanner met e-mail functionaliteit direct door kunnen laten sturen naar het eigen e-mailadres (“facturen@klantnaam.nl”). Waarbij je het afzendadres van de scanner als vertrouwde afzender kunt toevoegen. Voor een optimale teskstherkenning adviseren wij geen stempels of notities op de papieren factuur te zetten en in te scannen in 300 DPI en zwart-wit.

Alle e-mails die gestuurd worden naar "klantnaam@contract.elari.nl" komen binnen in de postbus van Elari . “klantnaam” is de naam van de omgeving van Elari, hetgeen ook achter "https:" staat in je browserbalk wanneer je Elari opent. Bijvoorbeeld https://klantnaam.elari.app

Wij adviseren dan ook om een eigen e-mailadres te hanteren (aan te maken) en daarvan alle e-mail automatisch te gaan omleiden naar het postbusadres van Elari (bijvoorbeeld inkoopcontracten@klantnaam.nl als eigen e-mailadres).

LET OP: het verwerken van contracten gaat op een soortgelijke manier als hierboven omschreven voor factuurverwerking. Echter zal men een e-mailadres (bijvoorbeeld “inkoopcontracten@klantnaam.nl”) minder snel naar leveranciers communiceren en eerder voor interne doeleinden gebruiken. Alleen contracten die door beide partijen (afnemer en leverancier) zijn ondertekend dienen te worden verzonden naar dit e-mailadres.