Reiskosten op basis van de snelste route of de kortste route laten berekenen
Door gebruikers kunnen, afhankelijk van de instellingen, in Elari reiskosten gedeclareerd worden. Kiest de declarant binnen de declaratie bij 'Soort' voor een kilometervergoeding, dan verschijnen de velden 'Van' en 'Naar'. Daar vult de declarant de vertreklocatie en de bestemming van de gemaakte reis in. Elari berekent vervolgens het aantal kilometers en het bijbehorende bedrag. Dat kan op twee manieren; in dit artikel leggen we het verschil uit.
Kilometerberekening op basis van de kortste route
Kiest jouw organisatie voor een berekening op basis van de kortste route, dan haalt Elari op het moment dat de adressen worden ingevoerd de kortste route van dat moment op uit Google Maps. Is er een omleiding op de weg, bijvoorbeeld door werkzaamheden, dan kiest Google Maps een alternatieve route. Daar hebben wij in onze software geen invloed op; het kan dus voorkomen dat dezelfde adressen in verschillende declaratieregels een verschillende afstand opleveren.
Om hier een beeld bij te geven; in Google Maps ziet dit er zo uit:
Je ziet in deze afbeelding dat er drie mogelijke routes zijn. Elari zal voor de berekening van deze reis de route nemen van 51 kilometer.
Kilometerberekening op basis van de snelste route
Sommige organisaties kiezen ervoor om de kilometerberekening te laten plaatsvinden op basis van de snelste route, in plaats van de kortste route. Zie hier een voorbeeld vanuit Google Maps:
We zien hier dat de bovenste route weliswaar langer is dan de onderste route (namelijk 57,3 kilometer, in plaats van 52,4 kilometer), maar deze route is wel sneller. Daarom neemt Elari voor deze reis het bovenste aantal kilometers, dus 57,3 kilometer. Ook bij deze berekeningsmethode kan het aantal berekende kilometers verschillen, afhankelijk van het moment waarop de declaratie wordt aangemaakt. Staat er bijvoorbeeld ergens een file, dan kiest Google Maps opnieuw een andere route. De ene keer valt dat voordeliger uit voor de declarant, de andere keer wat minder voordelig.
Waar stel je de berekeningsmethode in?
Als applicatiebeheerder vind je de berekeningsmethode in Applicatiebeheer > Configinstellingen > Declaraties, bij de instelling '041 - Calculation'. Daar kies je tussen 'Kortste route' en 'Snelste route'.
Als applicatiebeheerder vind je de berekeningsmethode in Applicatiebeheer > Configinstellingen > Declaraties, bij de instelling '041 - Calculation'. Daar kies je tussen 'Kortste route' en 'Snelste route'.
Welke berekeningsmethode wordt gekozen, is aan jullie als organisatie. Bij vragen van declaranten over de berekeningswijze, kan verwezen worden naar bovenstaande informatie.