Medewerkers en rollen importeren met de AFAS webservice

Bij een organisatie met een groot aantal medewerkers komen indienst- en uitdiensttredingen van medewerkers regelmatig voor. Als medewerkers in AFAS worden bijgehouden, kunnen deze in Elari worden geïmporteerd via de webservice. Dit scheelt veel handmatig werk.

Meer over de basis van medewerkers importeren in Elari, lees je hier. In het artikel dat je nu voor je hebt, lichten we toe hoe dit specifiek i.c.m. AFAS in zijn werk gaat.

Medewerkers importeren

GetConnectoren in AFAS zorgen ervoor dat bepaalde gegevens opgevraagd kunnen worden. Om medewerkers te kunnen importeren, kan de GetConnector 'ProActive_employees' in AFAS worden ingelezen. Je kunt deze hier downloaden.

Meer over het inlezen van GetConnectoren in AFAS kun je in dit artikel vinden.

Is de GetConnector ingelezen, zorg dan dat deze in AFAS een ingebouwde filter krijgt, zodat alleen de relevante medewerkers in Elari worden geïmporteerd. Op deze pagina op de website van AFAS lees je hoe je deze filter kunt instellen. Zorg er met deze filter voor dat alleen medewerkers worden meegegeven met een:

AFAS gebruikersnaam
E-mailadres
Achternaam
Uit dienst datum leeg of een uit dienst datum in de toekomst. Zorg ervoor datmedewerkers met een uit dienst datum in het verleden niet worden meegegeven

Stel daarnaast in dat medewerkers die onverhoopt meerdere keren voorkomen, maar één keer worden meegegeven.

Nadat de GetConnector is ingelezen en de filter juist is ingesteld, dien je een importdefinitie aan te maken. Klik in Applicatiebeheer / Algemeen / Importdefinities op 'Toevoegen' en geef deze een logische naam, bijvoorbeeld 'Medewerkers uit AFAS'. Kies bij 'Type invoer' voor 'AFAS Getconnector'. Geef onderin de naam van de Connector op: 'ProActive_employees'. Bij 'Soort import' kies je voor 'Medewerkers'.

Kies bij 'Deactiveren voor het importeren' 'Ja'. Alle medewerkersaccount die niet meekomen met de import, worden op passief gezet. Op die manier blijft het medewerkersbestand in Elari actueel.

LET OP: Ook de medewerkers die nog openstaande acties in Elari hebben, worden gepassiveerd als ze niet meekomen met de import. De medewerkers die het betreft staan in het uitvoerverslag (Selecteer 'iedere import' in het veld 'rapportage ontvangen voor').

Klik op 'Opslaan.

Kies nu in het overzicht de tandwieltjes bij de importdefinitie om de import verder te definiëren:

Geef nu de velden aan waarin Elari via de GetConnector de waarden kan ophalen:

Het komt in AFAS vaak voor dat niet specifiek een gebruikersnaam wordt gebruikt bij een medewerker, maar een nummer (zoals het voorbeeld hierboven) of een e-mailadres. In het laatste geval moet via de GetConnector twee keer het e-mailadres worden meegegeven. Dat ziet er dan zo uit in de veldindeling:

Het medewerkersaccount ziet er in Elari daarna zo uit:

Rollen importeren

Het is ook mogelijk om met de webservice tussen Elari en AFAS rollen te importeren. Wanneer je hiervan gebruik maakt, zal het ook nog mogelijk blijven om handmatig rollen toe te voegen.

Connector aanmaken in AFAS

Om rollen te kunnen importeren, zal in AFAS een 2e Connector in AFAS aangemaakt moeten worden (bijvoorbeeld ProActive_Employees_Formatieverdeling) waarin drie waarden zijn opgenomen (zie ook een voorbeeld in onderstaande screenshot):

- de naam of het nummer van de organisatorische eenheid

- de gebruikersnaam van de medewerker

- de code van het functieprofiel

Een eerste stap voor het configureren voor de medewerker rollen in Elari is het vaststellen of het haalbaar is om de rollen met functieprofielen te standaardiseren.

Bovenstaande gegevens zullen in AFAS exact overeen moeten komen met hoe dit in Elari staat geregistreerd. Dus de code van het functieprofiel zoals deze in Elari bekend is bijvoorbeeld, zal overeen moeten komen met de code die vanuit AFAS meekomt.

AFAS heeft officiële documentatie waarin beschreven staat hoe je connectoren en app‑connectoren kunt gebruiken en instellen, inclusief achtergrond over het koppelen van externe software via Get/Update Connectoren. Omdat het aanmaken van de connector iets is dat in AFAS moet gebeuren, wijden wij er in onze documentatie niet teveel over uit. Voor hulp hierin verwijzen we je heel graag naar AFAS of de contactpersoon van de organisatie die jullie AFAS beheert.

Importdefinitie in Elari

Is de connector aangemaakt in AFAS, dan kun je een importdefinitie aanmaken in Elari. Klik in Applicatiebeheer / Algemeen / Importdefinities op 'Toevoegen' en geef deze een logische naam, bijvoorbeeld 'Rollen uit AFAS'. Kies bij 'Type invoer' voor 'AFAS Getconnector'. Geef onderin de naam van de Connector op zoals je die in AFAS hebt aangemaakt. Bij 'Soort import' kies je voor 'Rollen op basis van functieprofiel'. Klik op 'Opslaan.

Kies nu de tandwieltjes bij de importdefinitie om de import verder te definiëren:

Je gaat nu aangeven waar Elari de benodigde waarden kan uitlezen. De waarden die je hier kiest, baseer je op hoe je de GetConnector in AFAS hebt ingericht. Zie hier een voorbeeld van hoe dit eruit kan zien:

Kies de juiste waarden en klik op 'Opslaan'. Je kunt nu een eerste import draaien. Controleer of de rollen juist in Elari verschijnen.

Eén medewerker kan in AFAS meerdere formaties en meerdere rollen hebben. Die worden allemaal aan dezelfde gebruiker en eventueel aan diverse Organisatorische Eenheden in Elari gekoppeld.

Let op: rollen worden niet automatisch verwijderd

De koppeling voegt rollen alleen toe. Een rol die in AFAS verdwijnt, blijft in Elari bestaan.

Voorbeeld: Medewerker A gaat in AFAS van locatie X naar locatie Y.

Wat de koppeling doet: de rol van Medewerker A wordt in Elari toegevoegd aan locatie Y.

Wat de koppeling niet doet: de rol op locatie X in Elari verwijderen.

Resultaat in Elari: Medewerker A heeft de rol op locatie X én op locatie Y.

De beheerder dient dit 'handmatig' bij te houden.

Met een succesvolle import is het mogelijk dat een medewerker ('medewerker' communiceert met gebruikersnaam/email) in AFAS meerdere formaties heeft (formaties communiceert met OE en meerdere rollen (rol communiceert met Functieprofiel code) kunnen worden gekoppeld. LET OP: Een rol van een medewerker wordt in de koppeling met Elari niet verwijdert. Bijvoorbeeld: Medewerker A gaat van locatie X naar locatie Y in AFAS. In dat geval wordt de rol van Medewerker A in Elari toegevoegd aan locatie Y, maar bestaat deze nog steeds op locatie X. De opschoningsactie om de rol van de medewerker op locatie X te verwijderen is een handmatige actie.

De optie 'Deactiveren voor het importeren' is voor deze import niet beschikbaar. Als je bij dit veld kiest voor ‘Ja’ dan zullen wij alle gegevens in Elari die niet in het importbestand of de Webservice worden meegegeven, op passief zetten. Zou dit aangezet worden en er gaat iets mis met het importeren van de rollen, worden alle bestaande rollen in Elari gepassiveerd. Dat zou ook betekenen dat alle gebruikers geen acties meer kunnen uitvoeren. Omdat dat erg risicovol is, is de optie niet beschikbaar.

Foutmelding bij het importeren van rollen

Als de import werkt, krijg je mogelijk alsnog een foutmelding bij het importeren. We lichten hier twee mogelijke meldingen toe.

'Meldingen actie "Op enkele regels ontbreken verplichte velden. De regels met fouten zijn genegeerd".
Onder deze melding zie je de waarden waar het om gaat. Een voorbeeld is dat een waarde niet bestaat of dubbel voorkomt. In dat geval weet Elari niet welke waarde te gebruiken. Als AFAS bijvoorbeeld een organisatorische eenheid meegeeft die in Elari niet voorkomt, weet de software niet waar de rol moet komen te 'hangen'.

Meldingen actie "Op enkele regels ontbreken verplichte velden. De regels met fouten zijn genegeerd"
In dit geval heeft de medewerker al een conflicterende rol op de organisatorische eenheid waar de nieuwe rol voor wordt meegegeven. Om die reden kan de nieuwe rol niet worden geïmporteerd.