Aanvraag nieuwe OCI koppeling

In jouw inkoopproces in Elari kan je gebruik maken van OCI-koppelingen. Daarmee maak je vanuit Elari een uitstap naar de webshop van een leverancier om jouw orderaanvraag samen te stellen. Deze orderaanvraag wordt vervolgens beschikbaar gemaakt in de winkelwagen van jouw Elari-omgeving voor verdere aanvullingen en kan worden aangeboden in de organisatie voor een beoordeling.

Om dit proces mogelijk te maken, dient de koppeling tussen jouw Elari-omgeving en de desbetreffende leverancier op de correcte wijze gemaakt te worden. Afstemming met de leverancier is hierin noodzakelijk om een juiste werking te kunnen waarborgen.

Hieronder vind je vier scenario's waarbij de koppeling tussen Elari en leverancier wordt gemaakt, daarbij is aangegeven wat de verwachtingen van alle betrokkenen zijn in dit proces:

Je zit in een implementatietraject en wilt een OCI-koppeling met een bestaande leverancier.
Je zit in een implementatietraject en wilt een OCI-koppeling met een nieuwe leverancier.
Je bent live en vraagt in Elari een bestaande koppeling aan.
Je bent live en vraagt via de Supportafdeling een koppeling aan met een nieuwe leverancier.

1. Je zit in een implementatietraject en wilt een OCI-koppeling met een bestaande leverancier

Aan het begin van de implementatie heb je samen met de consultant geïnventariseerd met welke leveranciers je een OCI-koppeling zou willen. Om dit voor elkaar te krijgen, levert de consultant best-practices en tips aan, zodat jij zelf contact kan opnemen met de leverancier. Het proces volgt in dit geval de volgende stappen:

Actie	Omschrijving	Verantwoordelijk
1	Aandachtspunten vóór OCI aanvraag Bekende aandachtspunten (zoals mogelijkheid van grootboek-vertaaltabel, accounts per afleveradres, facturen ontvangen in XML-formaat) aan de klant meegeven en best practices delen per gewenste koppeling. In geval van een volledig nieuwe leverancier voor de klant ook de bij Elari bekende contactgegevens van OCI leverancier delen met de klant.	Elari-consultant
2	Inhoudelijk gesprek over de webshop Inhoudelijk gesprek met de accountmanager van de OCI leverancier over de (on)mogelijkheden en functionaliteiten van de webshop koppeling. Te denken valt aan aantal accounts, afbakening van assortiment, kortingen, orderbevestigingen, grootboek-vertaaltabel, extra kosten, adresgegevens facturering, voorkeur voor XML facturatie).	Klant (eventueel met ondersteuning Elari-consultant)
3	Inloggegevens per mail aanvragen bij contactpersoon OCI leverancier Aanvragen van inloggegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) en eventueel klantnummer of locatiecodes bij de contactpersoon van de OCI leverancier met consultant in CC. Verder is het voor een webshop koppeling relevant om af te stemmen hoe en waar de order bij de leverancier geplaatst moet worden (via e-mail met een PDF-bestand, via HTTPS een XML bestand óf via SFTP een XML bestand). Zie onderaan dit artikel een voorbeeld email.	Klant
4	Aanleveren inloggegevens per mail Aanleveren inloggegevens OCI (gebruikersnaam en wachtwoord) en eventueel locatiecodes per afleveradres en klantnummers.	OCI Leverancier
5	Activeren OCI koppeling en technisch testen van de OCI koppeling OCI koppeling activeren en configureren. Technisch testen van de koppeling door middel van een eerste ‘roundtrip’ met inloggegevens klant	Elari-consultant
6	OCI leverancier aanmaken in Elari OCI leverancier aanmaken met de juiste instellingen en koppelen aan leverancier groep/categorie/rollen, rechten etc. Meer informatie is te vinden door op de link te klikken onder het kopje ‘koppel de leverancier aan een OCI koppeling’	Elari-consultant (uitleg hierover voor de klant tijdens de basistraining)
7	Eerste order plaatsen in afstemming met OCI leverancier Plaatsen eerste bestelling in afstemming contactpersoon OCI leverancier. De eerste order kan direct geplaatst worden of worden afgevangen. Doel is om niet alleen de webshop succesvol te benaderen, maar om samen met de OCI leverancier te controleren of de bestelling bij hen goed is binnengekomen en geplaatst.	Klant
8	Verhelpen foutmelding bij plaatsen van de order In geval van foutmelding Er ontstaat een foutmelding wanneer een order niet geplaatst is bij een leverancier in Elari De order heeft volgens Elari de status ‘te ontvangen’, Klant heeft dit nagevraagd bij de leverancier, maar de leverancier geeft aan dat dit niet zo is. Download de OCI gegevens via het Inkoop / Archief via de knop in de order 'Plaatsingdetails'. Lever deze aan bij de leverancier.	Elari-consultant

2. Je zit in een implementatieproces en wil een OCI-koppeling met een nieuwe leverancier

Tijdens de implementatie van inkoopsoftware van Elari, kom je erachter dat je graag gebruik zou willen maken van een OCI-koppeling met een nieuwe leverancier. Deze leverancier is nog niet beschikbaar in Elari. Voorwaarde voor de koppeling is dat de leverancier bereid is om na ontvangst van de documentatie de koppeling te ontwikkelen. Het proces volgt in dit geval de volgende stappen:

Actie	Omschrijving	Verantwoordelijk
1	Behoefte nieuwe OCI leverancier Behoefte bij consultant kenbaar maken van de nieuwe OCI koppeling	Klant
2	Staffel OCI koppelingen nagaan De eerste 5 koppelingen zijn kosteloos. Mocht de klant al meer dan 5 OCI koppelingen hebben wordt er meerprijs doorberekend. Voor vragen hierover verwijzen we de klant naar de overeenkomst of accountmanager.	Elari-consultant
3	Documentatievereisten OCI koppeling versturen Documentatie met Elari vereiste van de OCI koppeling mailen naar de contactpersoon van de nieuwe OCI leverancier. De documentatie: https://oci-docs.spend.cloud/	Klant
4	OCI koppeling moet door OCI leverancier ontwikkeld worden of beschikbaar gemaakt worden voor Elari. LET OP: Het is afhankelijk van de leverancier hoeveel tijd dit kost. Afhankelijk van de tijdsduur kan het wellicht een betere optie zijn om voor een alternatieve bestelmogelijkheid te kiezen. Ook is het per leverancier afhankelijk of zij kosten voor de koppeling in rekening brengen. Om de benodigde gegevens snel scherp te krijgen, kan het voorbeeld e-mail onderaan dit artikel worden gebruikt.	OCI Leverancier
5	URL en inloggegevens aanleveren Per mail URL en inloggegevens aanleveren bij Elari-consultant. Verder is het voor een webshop koppeling relevant om af te stemmen hoe en waar de order bij de leverancier geplaatst moet worden (via e-mail met een PDF-bestand, via HTTPS een XML bestand óf via SFTP een XML bestand).	Klant
6	OCI leverancier aanmaken in Elari OCI leverancier aanmaken met de juiste instellingen en koppelen aan leverancier groep/categorie/rollen, rechten etc. Meer informatie is te vinden door op de link te klikken onder het kopje ‘koppel de leverancier aan een OCI koppeling’	Elari-consultant (uitleg hierover voor de klant tijdens de basistraining)
7	Eerste order plaatsen in afstemming met OCI leverancier Plaatsen eerste bestelling in afstemming contactpersoon OCI leverancier. De eerste order kan direct geplaatst worden of worden afgevangen. Doel is om niet alleen de webshop succesvol te benaderen, maar om samen met de OCI leverancier te controleren of de bestelling bij hen goed is binnengekomen en geplaatst.	Klant
8	Verhelpen foutmelding bij plaatsen van de order In geval van foutmelding Er ontstaat een foutmelding wanneer een order niet geplaatst is bij een leverancier in Elari De order heeft volgens Elari de status ‘te ontvangen’, Klant heeft dit nagevraagd bij de leverancier, maar de leverancier geeft aan dat dit niet zo is. Download de OCI gegevens via het Inkoop / Archief via de knop in de order 'Plaatsingdetails'. Lever deze aan bij de leverancier.	Elari-consultant

3. Je bent live en vraagt in Elari een bestaande koppeling aan

Tijdens het gebruik van Elari is de wens ontstaan om een nieuwe leverancier te koppelen aan Elari. Deze leverancier is al beschikbaar binnen Elari. De klant stemt eerst zaken af met de leverancier voordat er een aanvraag wordt gedaan binnen Elari. Het proces volgt in dit geval de volgende stappen:

Actie	Omschrijving	Verantwoordelijk
1	Check of koppeling bestaan in Elari - De klant checkt via Applicatiebeheer > Inkoop > Beschikbare webshops of de leverancier al een bestaande OCI koppeling heeft met Elari. Indien dit niet het geval is, zie scenario 4.	Klant
2	Inhoudelijk gesprek over de webshop Inhoudelijk gesprek met de accountmanager van de OCI leverancier over de (on)mogelijkheden en functionaliteiten van de webshop koppeling. Bekende aandachtspunten (zoals mogelijkheid van grootboek-vertaaltabel, accounts per afleveradres, facturen ontvangen in XML-formaat) zijn aan de klant meegeven tijdens het implementatietraject.	Klant
3	Inloggegevens per mail aanvragen bij contactpersoon OCI leverancier Aanvragen van inloggegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) en eventueel klantnummer of locatiecodes bij de contactpersoon van de OCI leverancier. Verder is het voor een nieuwe koppeling relevant om af te stemmen hoe en waar de order bij de leverancier geplaatst moet worden (via e-mail met een PDF-bestand, via HTTPS een XML bestand óf via SFTP een XML bestand). Zie onderaan dit artikel een voorbeeld email.	Klant
4	Aanleveren inloggegevens Aanleveren inloggegevens OCI (gebruikersnaam en wachtwoord) en eventueel locatiecodes per afleveradres en klantnummers in het menuonderdeel 'beschikbare webshops'	Klant
5	Activeren OCI koppeling Op basis van de aanvraag in stap 1 wordt de OCI koppeling geactiveerd in de omgeving door de support consultant van Elari. Zodra dit gereed is ontvangt de klant bericht. Deze OCI koppeling kan nu gekozen worden bij “Externe koppelingen”.	Elari Support
6	OCI leverancier aanmaken in Elari OCI leverancier aanmaken met de juiste instellingen en koppelen aan leverancier groep/categorie/rollen, rechten, externe koppeling etc. Meer informatie is te vinden door op de link te klikken onder het kopje ‘koppel de leverancier aan een OCI koppeling’	Klant
7	Eerste order plaatsen in afstemming met OCI leverancier Plaatsen eerste bestelling in afstemming contactpersoon OCI leverancier. De eerste order kan direct geplaatst worden of worden afgevangen. Doel is om niet alleen de webshop succesvol te benaderen, maar om samen met de OCI leverancier te controleren of de bestelling bij hen goed is binnengekomen en geplaatst.	Klant
8	Verhelpen foutmelding bij plaatsen van de order In geval van foutmelding Er ontstaat een foutmelding wanneer een order niet geplaatst is bij een leverancier in Elari De order heeft volgens Elari de status ‘te ontvangen’, Klant heeft dit nagevraagd bij de leverancier, maar de leverancier geeft aan dat dit niet zo is. Meer informatie daarover is te vinden in het artikel 'Een foutmelding bij het plaatsen van OCI'. Download de OCI gegevens via het Inkoop / Archief via de knop in de order 'Plaatsingdetails'. Lever deze aan bij de leverancier. Neem contact op met Elari Support als er iets in de koppeling gewijzigd moet worden.	Klant

4. Je bent live en vraagt via support een OCI-koppeling aan met een nieuwe leverancier

Tijdens het gebruik van Elari is de wens ontstaan om een nieuwe OCI leverancier te koppelen aan Elari. Deze leverancier is niet beschikbaar binnen Elari. De klant stemt eerst zaken af met de leverancier voordat er een aanvraag wordt gedaan via support. Het proces volgt in dit geval de volgende stappen:

Actie	Omschrijving	Verantwoordelijk
1	Om ervoor te zorgen dat de leverancier op de hoogte is van de manier waarop Elari verwacht dat een OCI-koppeling wordt opgesteld, wordt er een link naar een document verstuurd waarin bovenstaand staat uitgelegd. De documentatie: https://oci-docs.spend.cloud/.	Klant
2	Inhoudelijk gesprek over de webshop Inhoudelijk gesprek met de accountmanager van de OCI leverancier over de (on)mogelijkheden en functionaliteiten van de webshop koppeling. Bekende aandachtspunten (zoals mogelijkheid van grootboek-vertaaltabel, accounts per afleveradres, facturen ontvangen in XML-formaat) zijn aan de klant meegeven tijdens het implementatietraject. Om de benodigde gegevens snel scherp te krijgen, kan het voorbeeld e-mail onderaan dit artikel worden gebruikt.	Klant & Leverancier
3	Inloggegevens per mail aanvragen bij contactpersoon OCI leverancier Aanvragen van inloggegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) en eventueel klantnummer of locatiecodes bij de contactpersoon van de OCI leverancier. Zie onder deze tabel een voorbeeld email. Verder is het voor een webshop koppeling relevant om af te stemmen waar de order bij de leverancier geplaatst moet worden (via e-mail met een PDF-bestand, via HTTPS een XML bestand óf via SFTP een XML bestand).	Klant
4	Aanleveren inloggegevens per mail Aanleveren inloggegevens OCI (gebruikersnaam en wachtwoord) en eventueel locatiecodes per afleveradres en klantnummers.	OCI Leverancier
5	Aanvragen OCI koppeling voor jouw Elari-omgeving - De aanvraag van de OCI koppeling wordt door de klant kenbaar gemaakt bij Elari. In een mail naar support@elari.nl wordt gevraagd om de OCI-koppeling op te zetten met de leverancier. In de mail worden de credentials voor de webshop meegegeven, de login-url (zoals deze is opgegeven door de leverancier) en de andere aanvullende informatie die verzameld is in stap 3 en 4.	Klant
6	Activeren OCI koppeling Op basis van de verkregen informatie in stap 5 wordt de OCI koppeling geactiveerd voor desbetreffende Elari-omgeving. Deze OCI koppeling kan nu gekozen worden bij “Externe Koppeling”. Zodra dit mogelijk is wordt dit gecommuniceerd aan de klant.	Elari Support
7	OCI leverancier aanmaken in Elari OCI leverancier aanmaken met de juiste instellingen en koppelen aan leverancier groep/categorie/rollen, rechten, externe koppeling etc. Meer informatie is te vinden door op de link te klikken onder het kopje ‘koppel de leverancier aan een OCI koppeling’	Klant
8	Eerste (test)order plaatsen in afstemming met OCI leverancier Plaatsen eerste bestelling in afstemming contactpersoon OCI leverancier. De eerste order kan direct geplaatst worden of worden afgevangen. Doel is om niet alleen de webshop succesvol te benaderen, maar om samen met de OCI leverancier te controleren of de bestelling bij hen goed is binnengekomen en geplaatst.	Klant & Leverancier
9	Verhelpen foutmelding bij plaatsen van de order In geval van foutmelding Er ontstaat een foutmelding wanneer een order niet geplaatst is bij een leverancier in Elari De order heeft volgens Elari de status ‘te ontvangen’, Klant heeft dit nagevraagd bij de leverancier, maar de leverancier geeft aan dat dit niet zo is. Meer informatie daarover is te vinden in het artikel 'Een foutmelding bij het plaatsen van OCI'. Download de OCI gegevens via het Inkoop / Archief via de knop in de order 'Plaatsingdetails'. Lever deze aan bij de leverancier. Neem contact op met Elari Support als er iets in de koppeling gewijzigd moet worden.	Klant

Voorbeeld e mail aanvraag OCI inloggegevens

Beste (naam contactpersoon),

Graag willen wij [naam klant en eventueel debiteurnummer(s) of KvK-nummer(s)] gebruik maken van jullie OCI-koppeling met Elari.

Zouden jullie mij de inloggegevens (gebruikersnaam én wachtwoord) willen communiceren van een OCI-account en de benodigde URL om in te loggen op de webshop?

Verder vernemen wij graag hoe de bestelling bij jullie geplaatst moet worden. Is dit via:

(1) e-mail met een PDF-bestand? Dan graag het e-mailadres aanleveren

(2) HTTPS met een cXML bestand? Dan graag een URL voor het plaatsen van de order aanleveren en (indien van toepassing) een gebruikersnaam en wachtwoord.

Let op: deze URL is anders dan de URL om in te loggen met het OCI-account.

(3) SFTP een cXML bestand, zo ja dan graag een URL van het SFTP-account voor het plaatsen van de order aanleveren en (indien van toepassing) een gebruikersnaam en wachtwoord.

Optioneel: Mochten er OCI accounts per afleveradres van toepassing zijn dan kun je in de bijlage [zelf een Excel toevoegen met de Inkoop afleveradressen uit Elari] een overzicht vinden van alle gewenste afleveradressen waarvoor deze OCI accounts aangeleverd kunnen worden. Indien het relevant is dat er een debiteurnummer, klantnummer of locatie code meegegeven moet worden bij het plaatsen van de XML order dan ontvangen wij deze gegevens graag. In het bijlage kunnen deze gegevens dan per afleveradres aangeleverd worden als extra kolommen.

Met vriendelijke groet,

[naam klant]

Voorbeeld e-mail richting OCI-leverancier voor het opzetten van een (voor Elari) nieuwe koppeling

Beste (naam contactpersoon),

Graag willen wij [naam klant ] een OCI-koppeling opzetten met Elari. Hierbij alvast informatie vanuit Elari rond hun werkwijze en benodigde informatie om tot een werkende koppeling te komen.

Aan de kant van Elari zijn veel mogelijkheden om een OCI-koppeling op te zetten. Daarmee wilt Elari graag aansluiting vinden met de werkwijze van de leverancier, waarbij enkel wordt gestreefd om een gestandaardiseerde koppeling op te zetten. Kortom, behalve de klantspecifieke gegevens streeft Elari om een koppeling opzetten die voor alle potentiële klanten op technisch vlak gelijk werkt. Dit zorgt ervoor dat alle betrokken partijen weten hoe de koppeling moet worden ingericht en kan er ook betere ondersteuning worden verleend bij eventuele problemen.

OCI-Standaard: Alle informatie omtrent OCI (Open Catalog Interface) met Elari kan worden nagelezen via de volgende pagina: https://oci-docs.spend.cloud/ . Hierbinnen zit ook een verwijzing naar de documentatie van SAP (de ontwikkelaar van de OCI-standaard).

Om tot een testkoppeling te komen, om potentiële klanten te informeren en voor eventuele toekomstige vragen, ontvangt Elari graag antwoord op de volgende punten:

1: Contactpersoon OCI-koppeling: Met wie kan Elari contact opnemen omtrent (technische) vragen/ problemen over de OCI-koppeling?

2: Contactgegevens voor klant: Met wie kunnen klanten contact opnemen bij vragen over een (OCI) bestelling?

3: Inlog URL: Met welke URL kunnen gebruikers via het OCI-protocol inloggen in de webshop (bijvoorbeeld https://www.webshop.nl/oci)?

- In het geval van een onderscheid in test en productie graag allebei apart aanleveren.

Info: Hierbij kan het best een volledige URL worden ingeleverd, inclusief testgegevens (bv gebruikersnaam + wachtwoord), zodat alle parameters zichtbaar zijn.

4: Test inlog: Welke username en wachtwoord kunnen wij gebruiken om de OCI-koppeling te testen?

5: Bijzonderheden inloggen: Wordt er gewerkt met inloggegevens per afleveradres, per bedrijf/ stichting van klant of andere bijzonderheden (debiteurennummer, token, etc.)?

Info: Elari-omgevingen kunnen soms meerdere bedrijven bevatten, waarbij de facturatie ook naar een apart factuur (e-mail)adres verloopt.

6: Punch-out: In welk punch-out veld wordt een btw-percentage meegegeven?

Info: Standaard wordt binnen OCI versie 4.0 het veld "NEW_ITEM-CUST_FIELD1" gebruikt voor btw-percentages (in formaat "9" of "21").

7: Punch-out: Worden er aanvullende kosten ( bezorgkosten of extra kosten) in rekening gebracht bij het bestellen via de webshop?
Info: Indien aanvullende kosten op de inkoopfactuur in rekening worden gebracht, dan is het wenselijk om deze kosten ook als extra productregel via de punch-out mee te geven.

8: Punch-out: In welk punch-out veld wordt een productcategorie-, NZI- of UNSPC-code meegegeven t.b.v. de grootboek vertaling?

Info: Deze optie is zeer wenselijk, zodat er op basis van het product automatisch een grootboek kan worden bepaald. Standaard wordt punch-out veld "NEW_ITEM-MATGROUP" gebruikt.

9: Punchout (alleen i.c.m. cXML-orderbevestiging): Bevat de punch-out bepaalde order informatie die jullie als leverancier terug moeten krijgen binnen de cXML-orderbevestiging?

Denk hierbij aan een order ID of ander intern order kenmerk om de order geautomatiseerd in behandeling te nemen.

10a/b: Orderbevestiging

10a: Op welke manier moeten de definitieve orders worden aangeleverd ( e-mail, (s)FTP of HTTPS)?

10b: (Afhankelijk van de methode) Welke testgegevens kunnen we aanhouden bij het opzetten van de koppeling?

- E-mail: Per e-mail kunnen wij een order PDF en/of cXML-orders aanleveren.

- (s)FTP: Per (s)FTP kunnen wij alleen cXML orders aanleveren

- HTTPS: Via HTTPS kan ook alleen een cXML worden aangeboden (als bestand en als data)

Info 10a/b: Hierbij willen we graag met 1 e-mailadres, 1 (s)FTP locatie of 1 HTTPS URL werken voor alle gezamenlijke klanten.

11: Orderbevestiging (alleen i.c.m. cXML-orderbevestiging): Moet er binnen de orderbevestiging nog een debiteuren-, locatie- of klantnummer worden meegegeven (zie ook punt 9)?

12: Personalisatie webshop: Bieden jullie de mogelijkheid tot maatwerk binnen de webshop? ( Denk hier aan bestellijsten, eigen assortimenten, eigen logo's van klanten, etc.).

13: Facturatie: Hoe vindt de facturatie plaats? Is dit per mail middels een PDF of XML(UBL) of kan dit via Peppol?

14: Logo webshop: Hebben jullie een logo van de webshop, dat binnen Elari kan worden gebruikt voor de webshoptegel?

Bovenstaande informatie kan worden aangeleverd via support@elari.nl ( inclusief relevante contactpersonen in de CC ), zodat de OCI-koppeling kan worden opgezet en getest.

Met vriendelijke groet,

[naam klant]